Automatyzujemy w firmach to, co dziś ktoś robi ręcznie
Przepisywanie danych między systemami, przygotowywanie ofert, ręczne raporty, obsługa powtarzalnych zapytań. Sprawdzamy, które z tych czynności da się wykonać automatycznie — i wdrażamy to w systemach, których już używasz.
Zaczynamy od jednego procesu.
Nie od strategii AI dla całej firmy.
Nie wymieniamy Twoich systemów.
Podłączamy się do tego, co już działa.
Mówimy, kiedy się nie opłaca.
Nie każdy proces warto automatyzować.
Po czym poznać proces, który warto zautomatyzować
Większość firm nie ma listy procesów do automatyzacji. Ma poczucie, że „coś tu za długo trwa”. To wystarczy, żeby zacząć rozmowę. Poniżej sytuacje, które słyszymy najczęściej.
- Ktoś codziennie przenosi te same dane z maila albo z pliku do systemu.
- Raport miesięczny powstaje ręcznie, a jego przygotowanie zajmuje kilka dni.
- Zapytanie od klienta czeka w skrzynce, dopóki ktoś jej nie otworzy.
- Oferta dla klienta powstaje przez skopiowanie poprzedniej oferty i podmianę danych.
- Dane z faktur i dokumentów PDF przepisuje się do systemu ręcznie.
- CRM i system sprzedażowy pokazują dwie różne wersje tej samej informacji.
- Kiedy jedna osoba jest na urlopie, część procesu po prostu stoi.
- Excel obsługuje rzeczy, do których nigdy nie był przewidziany.
Jeżeli rozpoznajesz choć trzy z tych sytuacji, jest z czego zacząć.
Co konkretnie automatyzujemy
Nie zaczynamy od czystej kartki. Mamy zestaw gotowych rozwiązań, które dopasowujemy do branży, systemów i sposobu pracy konkretnej firmy. Poniżej podział na obszary — w każdym z nich znajdziesz opis tego, jak wygląda takie wdrożenie.
KSeF i faktury
NowośćFaktury kosztowe pobierane z KSeF i kierowane do akceptacji bez przekazywania maili. Kontrola faktur, które ktoś wystawił na Twój NIP, zanim trafią do księgowości. Faktury sprzedażowe wysyłane prosto z systemu sprzedaży, z pilnowaniem statusu i dat. Osobne rozwiązania dla biur rachunkowych, które obsługują dziesiątki klientów naraz.
Sprzedaż i obsługa zapytań
Zapytanie z formularza trafia do CRM, do właściwego handlowca, z kompletem informacji. Klient dostaje potwierdzenie od razu, nie po dwóch dniach. System pilnuje follow-upów, a oferta powstaje z danych, które już są w systemie, zamiast z poprzedniej oferty w Wordzie.
Obsługa klienta
Pierwsza linia odpowiada na pytania, które powtarzają się codziennie: statusy, terminy, procedury, dokumenty. Reszta trafia do człowieka — ale już opisana, przypisana i z kontekstem. Zespół przestaje odpowiadać dwudziesty raz na to samo pytanie.
Dokumenty i finanse
Dane z faktur, zamówień i umów pobierane automatycznie z PDF-ów i wprowadzane do systemu. Przypomnienia o terminach płatności wysyłane bez pilnowania przez człowieka. Umowy streszczone, z wyciągniętymi terminami wypowiedzenia i odnowienia.
Raporty i dane
Raport składany automatycznie z danych z kilku systemów, o ustalonej godzinie, w formacie, do którego zespół jest przyzwyczajony. Z komentarzem, co się zmieniło wobec poprzedniego okresu. Bez czterech dni zbierania plików od czterech osób.
HR i sprawy wewnętrzne
Wstępna selekcja zgłoszeń rekrutacyjnych, uporządkowana i porównana z wymaganiami. Onboarding, który sam prowadzi nowego pracownika przez pierwsze tygodnie. Odpowiedzi na pytania typu „jak u nas załatwia się X”, żeby nie trafiały co tydzień do tej samej osoby.
Operacje i produkcja
Zestawienie kosztów surowców, czasu pracy, odpadów i energii w jednym miejscu, na poziomie konkretnego produktu albo partii. Cenniki i oferty generowane spójnie dla różnych kanałów, z pilnowaniem polityki rabatowej.
Nie widzisz tu swojego procesu? Opisz go w dwóch zdaniach. Odpowiemy, czy da się go zautomatyzować i od czego zaczęlibyśmy.
Jak to wygląda w praktyce
Trzy sytuacje, z którymi spotykamy się najczęściej. To nie są opisy konkretnych wdrożeń — to typowe układy, które powtarzają się w wielu firmach.
Zapytanie, które czeka
Jak jest dziś
Zapytania z formularza i ze skrzynki ogólnej trafiają do jednej osoby. Ta osoba przegląda je rano, przypisuje do handlowców i wpisuje do CRM. Kiedy jest na spotkaniu albo na urlopie, zapytania czekają.
Co robimy
Łączymy formularz, skrzynkę i CRM. Nowe zapytanie jest automatycznie opisane, przypisane do właściwej osoby według reguł, które ustalamy razem, i widoczne w CRM od razu. Klient dostaje potwierdzenie w ciągu kilku minut.
Co się zmienia
Czas reakcji przestaje zależeć od tego, kto tego dnia pracuje. Nic nie ginie w skrzynce.
Raport, który powstaje ręcznie
Jak jest dziś
Co miesiąc trzy osoby eksportują dane z trzech systemów, wklejają je do wspólnego arkusza, poprawiają formaty, liczą i składają prezentację. Trwa to kilka dni i zawsze wypada w najgorszym momencie.
Co robimy
Pobieramy dane bezpośrednio z systemów, przeliczamy według tej samej logiki co dotychczas i generujemy gotowy raport. Zespół dostaje go o ustalonej godzinie, w znanym sobie układzie.
Co się zmienia
Jeżeli w tym procesie cztery osoby tracą po godzinie dziennie, mówimy o mniej więcej 80 godzinach miesięcznie, które wracają do firmy. Policz to swoimi stawkami — wyjdzie konkretna kwota.
Dokumenty przepisywane z PDF-ów
Jak jest dziś
Krajowe faktury przychodzą już przez KSeF, ale zamówienia, faktury od zagranicznych dostawców, dokumenty dostaw i umowy nadal spływają mailem, w PDF-ach o różnych układach. Ktoś je otwiera, czyta i przepisuje do systemu. Kilkadziesiąt dokumentów dziennie, każdy z ryzykiem literówki.
Co robimy
Dokumenty są odczytywane automatycznie, dane wyciągane i sprawdzane pod kątem zgodności. Wątpliwe przypadki trafiają do człowieka do zatwierdzenia — reszta wchodzi do systemu sama.
Co się zmienia
Człowiek przestaje przepisywać, a zaczyna sprawdzać wyjątki. Tych jest zwykle kilkanaście procent tego, co przechodziło przez niego wcześniej.
Od pierwszej rozmowy do działającego rozwiązania
Rozmowa o procesie(30–45 minut, bez opłat)
Pytamy, co dzieje się krok po kroku: kto co robi, w jakim systemie, jak długo i co się psuje najczęściej. Na tym etapie nie potrzebujesz przygotowanej dokumentacji ani listy wymagań.
Analiza i wybór tego, co na start
Przyglądamy się procesowi i systemom, które już masz. Wskazujemy miejsca, w których automatyzacja da najszybszy efekt, i te, w których nie warto jej ruszać. Dostajesz propozycję z zakresem, terminem i kosztem.
Wdrożenie
Budujemy rozwiązanie i łączymy je z Twoimi systemami. Uruchamiamy najpierw na fragmencie procesu albo w jednym zespole, żeby sprawdzić je na prawdziwych danych, zanim obejmie całą firmę.
Uruchomienie i rozwój
Pokazujemy zespołowi, jak z tego korzystać i co robić, kiedy coś nie zadziała. Potem albo rozwijamy rozwiązanie razem z Wami, albo przekazujemy je Waszemu działowi IT. Do wyboru.
Przed wdrożeniem ustalamy, po czym poznamy, że się udało: ile czasu ma zająć obsługa jednej sprawy, ile ma być błędów, jak szybko klient ma dostać odpowiedź. Bez tego trudno rozmawiać o efekcie.
Czego nie robimy
Nie automatyzujemy wszystkiego, co się da. Część procesów jest zbyt rzadka, zbyt zmienna albo zbyt tania, żeby wdrożenie się zwróciło — i wtedy mówimy o tym wprost, zamiast liczyć na to, że nikt nie sprawdzi.
Nie wymieniamy systemów, które u Ciebie działają. Jeżeli zespół zna swój CRM i ufa mu, podłączamy się do niego zamiast namawiać na migrację.
Nie zwalniamy ludzi za Ciebie. Automatyzacja zdejmuje z zespołu czynności, nie zadania. To, co zespół zrobi z odzyskanym czasem, jest decyzją biznesową, nie technologiczną.
Nie budujemy rozwiązań, których nie da się później rozwijać bez nas. Dokumentację i dostępy dostajesz na własność.
U nas albo u Ciebie — do wyboru
W modelu usługi.
My utrzymujemy infrastrukturę, aktualizacje i monitorowanie. Ty korzystasz z działających automatyzacji i nie angażujesz do tego własnego IT. Najczęstszy wybór.
Na Twojej infrastrukturze.
Rozwiązanie stawiamy w Twojej chmurze albo w Twoim data center. Dane nie wychodzą poza Twoje środowisko, a my pracujemy w Twoich standardach bezpieczeństwa i zgodnie z Twoją polityką dostępu. To zwykle warunek w firmach medycznych, finansowych, prawniczych i wszędzie tam, gdzie dział bezpieczeństwa ma coś do powiedzenia.
Wybór modelu nie jest ostateczny. Można zacząć od usługi i przenieść rozwiązanie do siebie później.
Nie wiesz, od którego procesu zacząć?
To normalne – większość klientów wchodzi z ogólnym poczuciem, że „jest za dużo ręcznego klikania”. Naszym zadaniem jest pomóc Ci wybrać 1–2 procesy startowe.
Umów rozmowę diagnostyczną
Zajrzymy w Twoje procesy i wspólnie wybierzemy agenta na start.
Umów rozmowę diagnostycznąNapisz nam jedno zdanie o swoim problemie
Co zostaje u Ciebie po wdrożeniu
- Działający proces, podłączony do systemów, których używacie na co dzień.
- Opis tego, jak proces działa i co się dzieje na każdym etapie — po polsku, nie w dokumentacji technicznej.
- Dostępy do wszystkiego, co zbudowaliśmy.
- Instrukcja dla zespołu: co zrobić, kiedy coś nie przejdzie.
- Ustalone przed startem mierniki, po których widać, czy proces działa lepiej niż wcześniej.
Czym to robimy
Narzędzie dobieramy do procesu, nie odwrotnie. W zależności od przypadku korzystamy z gotowych integracji między systemami, z API, z platform automatyzacji takich jak n8n czy Make, z własnego kodu tam, gdzie standardowe klocki nie wystarczają, oraz z modeli językowych — wszędzie tam, gdzie trzeba coś przeczytać, sklasyfikować albo streścić.
Modele AI wykorzystujemy do zadań, w których faktycznie mają przewagę: odczytywanie dokumentów o różnych układach, rozpoznawanie tematu zgłoszenia, wyciąganie informacji z tekstu, przygotowanie podsumowania. Do liczenia i przenoszenia danych zwykle wystarczy zwykła integracja — i wtedy jej używamy, bo jest tańsza i bardziej przewidywalna.
Pytania, które słyszymy najczęściej
Napisz jednym zdaniem, co najbardziej męczy Twój zespół
Odpiszemy z propozycją jednego albo dwóch konkretnych usprawnień i z oceną, czy w ogóle warto je robić. Bez prezentacji, bez zapisywania do newslettera.
Odpowiadamy zwykle w ciągu jednego dnia roboczego. Twoje dane wykorzystamy wyłącznie do kontaktu w tej sprawie.