Wystawianie faktur z systemów sprzedaży - do KSeF bez przepisywania
Dla kogo
- Firmy, w których dane o sprzedaży są w innym systemie niż program do faktur: w CRM, sklepie internetowym, systemie rezerwacji albo projektowym.
- Firmy usługowe fakturujące abonamenty, projekty lub godziny.
- Sklepy i firmy z dużą liczbą podobnych faktur.
Problem, który rozwiązuje
Po sprzedaży ktoś przepisuje dane z CRM albo ze sklepu do programu do faktur. W KSeF każdy błąd kosztuje więcej niż wcześniej: faktury wysłanej do systemu nie da się po prostu poprawić ani podmienić - potrzebna jest korekta. Do tego za datę wystawienia uznaje się moment wysyłki do KSeF, więc faktura przygotowana 31-go, a wysłana po północy, jest już fakturą z kolejnego miesiąca.
Co konkretnie robi automatyzacja
- Tworzy fakturę z danych, które już są w systemie sprzedaży: klient, pozycje, ceny, rabaty, terminy.
- Sprawdza dane przed wysyłką: NIP nabywcy, stawki VAT, kompletność pól wymaganych w KSeF.
- Wysyła fakturę do KSeF przez program do faktur albo bezpośrednio przez API i zapisuje numer KSeF przy transakcji w CRM lub sklepie.
- Pilnuje statusu: faktura przyjęta, odrzucona, oczekuje. Odrzucenia trafiają do właściwej osoby z opisem błędu.
- Pilnuje końca miesiąca i ostrzega przed fakturami, które nie zostały wysłane w terminie.
- Przygotowuje korektę z tego samego źródła danych, gdy zmienia się zamówienie.
- Wysyła klientowi potwierdzenie z wizualizacją faktury i kodem QR, jeśli klient tego potrzebuje.
Jak to wygląda w praktyce
Jak jest dziś
Handlowiec zamyka sprzedaż w CRM, a księgowość dostaje maila z prośbą o fakturę. Dane są przepisywane ręcznie, a błąd w NIP-ie albo w stawce wychodzi dopiero po odrzuceniu faktury albo po telefonie od klienta.
Co robimy
Faktura powstaje automatycznie, gdy transakcja w CRM lub sklepie osiągnie ustalony status. Przed wysyłką przechodzi kontrolę danych, a po wysyłce jej status wraca do systemu sprzedaży.
Co się zmienia
Nikt nie przepisuje danych. Handlowiec widzi w CRM, że faktura jest w KSeF, a księgowość zajmuje się tylko odrzuceniami i nietypowymi przypadkami.
Przykładowe efekty
- Mniej błędów i korekt, bo dane pochodzą z jednego źródła.
- Faktury wystawiane od razu po sprzedaży, a nie raz w tygodniu.
- Żadnych zgubionych faktur na przełomie miesiąca.
Porozmawiajmy o fakturowaniu w Twojej firmie
W 30-45 minut przejdziemy drogę od zamkniętej sprzedaży do faktury w KSeF i pokażemy, gdzie dziś giną czas i dane.
Wolisz, żebyśmy to my się odezwali?
Zostaw kilka danych, wrócimy z propozycją terminu i 1–2 pytaniami przygotowawczymi.
Z czym się łączymy
- Systemy CRM, w których powstaje sprzedaż.
- Sklepy internetowe i platformy e-commerce.
- Systemy rezerwacji, projektowe i abonamentowe.
- Programy do fakturowania i ERP z integracją KSeF albo bezpośrednio API KSeF.
- Poczta e-mail do wysyłki potwierdzeń do klientów.
Jak wygląda wdrożenie
- 01Warsztat: ustalamy, który status sprzedaży uruchamia fakturę, i spisujemy wyjątki - zaliczki, rabaty, korekty.
- 02Konfiguracja: mapowanie danych, kontrola przed wysyłką, obsługa statusów i odrzuceń. Testy na środowisku testowym KSeF.
- 03Start na jednym typie sprzedaży, potem kolejne.
Od warsztatu do działającego rozwiązania mija zwykle 4-8 tygodni od zatwierdzenia zakresu.
Co musi być po Twojej stronie
- dostęp do systemu sprzedaży i programu do faktur,
- uprawnienie do wystawiania faktur w KSeF dla automatyzacji (token lub certyfikat),
- osoba z księgowości, która zatwierdzi reguły stawek VAT i korekt.
Chcesz, żeby faktury wychodziły z systemu sprzedaży same?
Nota: Automatyzujemy procesy wokół KSeF. Nie świadczymy doradztwa podatkowego ani usług księgowych - reguły księgowe i podatkowe ustala i zatwierdza Twoja księgowa albo biuro rachunkowe.
Stan prawny na: 6 października 2026.