KSeF i faktury
KSeF przyjmuje i wydaje faktury. Resztę wciąż ktoś robi ręcznie
Program księgowy wysyła i pobiera faktury z KSeF. Ale akceptacja kosztów, sprawdzanie kontrahentów, parowanie płatności i pytania do klientów przed zamknięciem miesiąca nadal odbywają się w mailach i arkuszach. Automatyzujemy właśnie ten fragment - w systemach, których już używasz.
Dla kogo to jest
Co się zmienia 1 stycznia 2027
Pierwszy rok KSeF był okresem przejściowym. Od stycznia kilka ułatwień przestaje obowiązywać:
KSeF staje się obowiązkowy dla wszystkich firm - kończą się okresy przejściowe.
Kary za błędy w KSeF: Ministerstwo Finansów zapowiedziało przedłużenie ich odroczenia do końca 2027 r. Zmiana wymaga nowelizacji ustawy.
Kończy się możliwość wystawiania faktur poza KSeF, gdy ich łączna sprzedaż brutto w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł.
Faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP do 450 zł przestają być wyłączone z KSeF.
Przy płatnościach między czynnymi podatnikami VAT i w podzielonej płatności trzeba będzie podawać numer KSeF faktury.
To dobry moment, żeby ułożyć procesy wokół faktur teraz, a nie w styczniu pod presją terminów.
Stan prawny na: 6 października 2026. Źródło: serwis KSeF Ministerstwa Finansów i komunikat MF z 16 września 2026.
Nie podłączamy KSeF. Układamy proces wokół niego
Połączenie z KSeF ma dziś prawie każdy program do fakturowania. Problem zwykle nie leży w samej wysyłce, tylko w tym, co dzieje się dalej: kto zatwierdza fakturę kosztową, kto sprawdza, czy w ogóle powinna do Was trafić, jak powiązać ją z zamówieniem i przelewem, kto odpowiada za uprawnienia. Tego program księgowy za Ciebie nie ułoży.
Dlatego nie proponujemy nowego systemu do faktur. Korzystamy z danych, które już są w KSeF i w Twoim programie, i dokładamy to, czego brakuje: reguły, akceptacje, kontrole i powiadomienia.
Po czym poznać, że obieg faktur wymaga uporządkowania
- Faktura kosztowa krąży mailem między trzema osobami, zanim ktoś ją zatwierdzi.
- Księgowość co miesiąc dopytuje, do czego był dany koszt.
- Ta sama faktura przychodzi w PDF-ie i w KSeF, i nie wiadomo, którą zaksięgować.
- Nikt nie sprawdza, czy faktura wystawiona na Waszą firmę dotyczy czegoś, co naprawdę zamówiliście.
- Faktury sprzedażowe są przepisywane ręcznie z CRM albo ze sklepu do programu do faktur.
- Parowanie przelewów z fakturami robi jedna osoba i zajmuje jej to kilka dni w miesiącu.
- Nie wiadomo, kto ma jakie uprawnienia w KSeF ani kiedy wygasa token lub certyfikat.
- W biurze rachunkowym ostatni tydzień miesiąca to gonienie klientów o dokumenty.
Jeżeli rozpoznajesz choć dwie z tych sytuacji, jest z czego zacząć.
Jak to robimy
Przegląd obiegu faktur(30-45 minut, bez opłat)
Przechodzimy razem drogę jednej faktury kosztowej i jednej sprzedażowej: skąd przychodzi, kto ją ogląda, gdzie czeka. Nie potrzebujesz dokumentacji.
Analiza i wybór tego, co na start
Sprawdzamy, co udostępnia Twój program księgowy lub ERP i czy potrzebne jest bezpośrednie połączenie z KSeF. Wskazujemy 1-2 miejsca z najszybszym efektem. Dostajesz propozycję z zakresem, terminem i kosztem.
Wdrożenie na fragmencie
Uruchamiamy rozwiązanie w jednym dziale, dla jednej grupy dostawców albo dla kilku klientów biura. Sprawdzamy je na prawdziwych fakturach, zanim obejmie całość. Od zatwierdzenia zakresu - razem z warsztatem - zajmuje to zwykle 4-8 tygodni.
Uruchomienie i rozwój
Pokazujemy zespołowi, jak z tego korzystać i co robić, gdy coś nie przejdzie. Potem rozwijamy rozwiązanie razem z Wami albo przekazujemy je Waszemu IT.
Czego nie robimy
Nie doradzamy podatkowo i nie prowadzimy księgowości. Reguły księgowe ustala i zatwierdza Twoja księgowa albo biuro.
Nie wymieniamy programu księgowego ani ERP. Podłączamy się do tego, czego używacie.
Nie bierzemy szerszych uprawnień w KSeF, niż potrzeba. Dostęp ustalamy na minimalnym poziomie potrzebnym do działania automatyzacji i opisujemy go w dokumentacji.
Nie automatyzujemy procesów, które się nie zwrócą. Przy kilkunastu fakturach miesięcznie zwykle powiemy, że nie warto.
Pytania o KSeF i automatyzację
Napisz jednym zdaniem, gdzie u Was zacinają się faktury
Odpiszemy z propozycją jednego albo dwóch usprawnień i z oceną, czy w ogóle warto je robić. Bez prezentacji, bez zapisywania do newslettera.
Nota: Automatyzujemy procesy wokół KSeF. Nie świadczymy doradztwa podatkowego ani usług księgowych - reguły księgowe i podatkowe ustala i zatwierdza Twoja księgowa albo biuro rachunkowe.
Stan prawny na: 6 października 2026.