Płatności i rozrachunki - przelewy same łączą się z fakturami
Dla kogo
- Firmy z dużą liczbą faktur sprzedażowych i przelewów przychodzących.
- Firmy, które co miesiąc ręcznie sprawdzają, kto zapłacił, a kto nie.
- Działy finansów przygotowujące przelewy do dostawców - od 2027 z numerem KSeF.
Problem, który rozwiązuje
Parowanie wyciągu bankowego z fakturami zwykle robi jedna osoba i zajmuje jej to kilka dni w miesiącu. Klienci płacą zbiorczo, z błędnym tytułem albo częściowo. Przypomnienia o zaległościach wychodzą późno albo wcale. Od stycznia 2027 dochodzi nowy obowiązek: przy płatnościach między czynnymi podatnikami VAT i w podzielonej płatności trzeba podawać numer KSeF faktury.
Co konkretnie robi automatyzacja
- Pobiera wyciągi lub operacje z banku i łączy przelewy z fakturami - po numerze KSeF, numerze faktury, kwocie i kontrahencie.
- Rozpoznaje płatności zbiorcze i częściowe, a niepewne dopasowania pokazuje do potwierdzenia.
- Wysyła klientom przypomnienia przed terminem i po terminie płatności, w ustalonym tonie i odstępach.
- Przygotowuje paczki przelewów do dostawców z numerem KSeF w tytule, gotowe do importu w banku.
- Pokazuje aktualne należności i zobowiązania w jednym zestawieniu.
Jak to wygląda w praktyce
Jak jest dziś
Raz w tygodniu ktoś pobiera wyciąg, otwiera listę faktur i zaznacza, co zostało zapłacone. Przypomnienia wysyła, kiedy znajdzie czas. Przelewy do dostawców są przepisywane ręcznie w bankowości.
Co robimy
Operacje z banku codziennie łączą się z fakturami. Przypomnienia wychodzą według harmonogramu. Przelewy do dostawców powstają z zatwierdzonych faktur, z numerem KSeF.
Co się zmienia
Stan należności jest aktualny każdego dnia, a nie dopiero po zamknięciu miesiąca. Zespół zajmuje się tylko płatnościami, których nie udało się dopasować.
Przykładowe efekty
- Szybsze przypomnienia po terminie płatności, a w efekcie szybsze wpływy.
- Mniej ręcznej pracy przy wyciągach.
- Przelewy do dostawców zgodne z nowymi wymogami od pierwszego dnia 2027.
Porozmawiajmy o rozrachunkach w Twojej firmie
W 30-45 minut sprawdzimy, jak dziś łączycie przelewy z fakturami i co trzeba przygotować przed styczniem 2027.
Wolisz, żebyśmy to my się odezwali?
Zostaw kilka danych, wrócimy z propozycją terminu i 1–2 pytaniami przygotowawczymi.
Z czym się łączymy
- Bankowość elektroniczna - przez API banku, pliki wyciągów (np. MT940) albo eksport.
- KSeF i program księgowy.
- Poczta e-mail do przypomnień.
- Obieg akceptacji faktur kosztowych, jeśli przelewy mają powstawać z zatwierdzonych faktur.
Jak wygląda wdrożenie
- 01Warsztat: ustalamy zasady dopasowania oraz ton i harmonogram przypomnień.
- 02Konfiguracja: połączenie z bankiem, programem księgowym i KSeF.
- 03Start od płatności przychodzących, potem przelewy do dostawców.
Od warsztatu do działającego rozwiązania mija zwykle 4-8 tygodni od zatwierdzenia zakresu.
Co musi być po Twojej stronie
- dostęp do wyciągów lub API banku,
- dostęp do rejestru faktur (program księgowy lub KSeF),
- osoba, która zatwierdzi treść przypomnień dla klientów.
Chcesz wejść w 2027 z uporządkowanymi rozrachunkami?
Nota: Automatyzujemy procesy wokół KSeF. Nie świadczymy doradztwa podatkowego ani usług księgowych - reguły księgowe i podatkowe ustala i zatwierdza Twoja księgowa albo biuro rachunkowe.
Stan prawny na: 6 października 2026.