Obieg faktur kosztowych - z KSeF prosto do osoby, która ma ją zatwierdzić
Dla kogo
- Firmy, w których faktury kosztowe zatwierdza więcej niż jedna osoba albo więcej niż jeden dział.
- Firmy z kilkoma lokalizacjami, projektami lub MPK.
- Zespoły finansowe, które dziś zbierają akceptacje mailem albo w arkuszu.
Problem, który rozwiązuje
Faktura kosztowa pojawia się w KSeF, ale nikt o tym nie wie, dopóki księgowość jej nie pobierze. Potem zaczyna się szukanie: kto to zamawiał, kto powinien zatwierdzić, na jaki projekt to przypisać. Faktura krąży mailem, czeka na kogoś, kto jest na urlopie, a termin płatności mija. Na koniec miesiąca księgowość dostaje paczkę dokumentów bez opisów i zaczyna dopytywać.
Co konkretnie robi automatyzacja
- Pobiera nowe faktury kosztowe z KSeF albo z Waszego programu księgowego kilka razy dziennie.
- Na podstawie dostawcy, kwoty, MPK i historii wskazuje osobę, która ma zatwierdzić fakturę. Reguły ustalamy razem.
- Wysyła prośbę o akceptację mailem albo w Teams - z podglądem faktury i przyciskami „zatwierdź", „odrzuć", „przekaż dalej".
- Przy większych kwotach uruchamia drugi poziom akceptacji.
- Przypomina o zaległych akceptacjach i przekazuje sprawę zastępcy, gdy ktoś jest nieobecny.
- Przekazuje zatwierdzoną fakturę do księgowości z opisem, MPK i historią decyzji.
Jak to wygląda w praktyce
Jak jest dziś
Faktury z KSeF pobiera księgowość i rozsyła mailem do kierowników z pytaniem, czy to ich. Część wraca po tygodniu, część wcale. Przed zamknięciem miesiąca ktoś ręcznie zbiera brakujące akceptacje.
Co robimy
Nowa faktura sama trafia do właściwej osoby w ciągu kilku godzin od pojawienia się w KSeF. Akceptacja to jedno kliknięcie. Zaległe sprawy są widoczne w jednym zestawieniu.
Co się zmienia
Księgowość dostaje faktury już opisane i zatwierdzone. Nikt nie musi pamiętać, u kogo leży która faktura, a terminy płatności przestają mijać przez obieg dokumentów.
Przykładowe efekty
- Krótszy czas od pojawienia się faktury do akceptacji.
- Mniej pytań księgowości o opis i przypisanie kosztu.
- Pełna historia: kto, kiedy i dlaczego zatwierdził fakturę - przydatna przy audycie i kontroli.
Porozmawiajmy o obiegu faktur w Twojej firmie
W 30-45 minut przejdziemy drogę jednej faktury kosztowej w Twojej firmie i pokażemy, gdzie da się skrócić czas akceptacji - bez zobowiązania do współpracy.
Wolisz, żebyśmy to my się odezwali?
Zostaw kilka danych, wrócimy z propozycją terminu i 1–2 pytaniami przygotowawczymi.
Z czym się łączymy
- KSeF - bezpośrednio przez API albo przez program księgowy, który już pobiera faktury.
- Programy księgowe i ERP, które udostępniają API albo eksport danych.
- Microsoft 365 i Teams, Google Workspace, poczta e-mail.
- Arkusze MPK i budżetów, jeśli są prowadzone poza ERP.
Jak wygląda wdrożenie
- 01Warsztat 2-3 godziny: spisujemy reguły akceptacji, MPK i progi kwotowe.
- 02Konfiguracja: połączenie z KSeF lub programem księgowym, powiadomienia, zastępstwa.
- 03Start w jednym dziale lub dla jednej grupy dostawców, potem rozszerzenie na całą firmę.
Od warsztatu do działającego rozwiązania mija zwykle 4-8 tygodni od zatwierdzenia zakresu.
Co musi być po Twojej stronie
- osoba, która zna obecne zasady akceptacji,
- dostęp do programu księgowego albo uprawnienie w KSeF do odczytu faktur zakupowych,
- lista MPK lub projektów i osób za nie odpowiedzialnych.
Chcesz zobaczyć, jak wyglądałby obieg faktur kosztowych u Ciebie?
Nota: Automatyzujemy procesy wokół KSeF. Nie świadczymy doradztwa podatkowego ani usług księgowych - reguły księgowe i podatkowe ustala i zatwierdza Twoja księgowa albo biuro rachunkowe.
Stan prawny na: 6 października 2026.