Zamknięcie miesiąca bez gonienia klientów
Dla kogo
- Biura rachunkowe, w których koniec miesiąca to seria maili i telefonów do klientów.
- Biura obsługujące małe firmy i jednoosobowe działalności, które rzadko same opisują koszty.
- Działy księgowości zbierające wyjaśnienia od kierowników i handlowców.
Problem, który rozwiązuje
Nawet gdy wszystkie faktury są w KSeF, biuro nie wie, do czego służył każdy koszt. Czy laptop jest firmowy? Czy kolacja to spotkanie z klientem? Do tego dochodzą dokumenty, których w KSeF nie ma: faktury zagraniczne, paragony, dokumenty od podmiotów spoza systemu. Pytania wysyłane są pojedynczo, odpowiedzi przychodzą różnymi kanałami, a część nie przychodzi wcale.
Co konkretnie robi automatyzacja
- Zbiera pytania do klienta w jedną wiadomość: lista faktur z krótkimi pytaniami i gotowymi odpowiedziami do wyboru.
- Wysyła ją mailem albo przez komunikator, który klient woli. Odpowiedź przy każdej pozycji to jedno kliknięcie.
- Przypomina o dokumentach spoza KSeF - na podstawie tego, co ten klient zwykle przysyła, np. faktury z zagranicznych platform reklamowych albo paragony za paliwo.
- Przyjmuje dokumenty odesłane mailem lub zdjęciem i przypisuje je do właściwego klienta i miesiąca.
- Wysyła przypomnienia w ustalonych odstępach przed terminem zamknięcia i informuje opiekuna, gdy klient nie odpowiada.
- Zapisuje odpowiedzi przy fakturach, żeby księgowa miała je pod ręką przy dekretacji.
Jak to wygląda w praktyce
Jak jest dziś
Pod koniec miesiąca księgowa pisze do klientów osobne maile z pytaniami o konkretne faktury. Klient odpowiada na część, zdjęcia paragonów dosyła w komunikatorze, a o fakturze z zagranicznej platformy przypomina sobie po terminie.
Co robimy
Klient dostaje jedną, czytelną listę pytań i braków. Odpowiada kliknięciami, a dokumenty dosyła w odpowiedzi. Przypomnienia wychodzą same, a odpowiedzi trafiają od razu do właściwych faktur.
Co się zmienia
Biuro przestaje prowadzić tę korespondencję ręcznie. Klienci odpowiadają szybciej, bo zajmuje im to kilka minut i nie muszą szukać maili.
Przykładowe efekty
- Mniej maili i telefonów przy każdym zamknięciu miesiąca.
- Mniej dokumentów dosyłanych po terminie.
- Pełna historia ustaleń z klientem - przydatna przy kontroli.
Porozmawiajmy o zamknięciu miesiąca w Twoim biurze
W 30-45 minut przejdziemy przez to, jak dziś zbieracie wyjaśnienia i dokumenty od klientów, i pokażemy, jak mogłoby to wyglądać bez ręcznej korespondencji.
Wolisz, żebyśmy to my się odezwali?
Zostaw kilka danych, wrócimy z propozycją terminu i 1–2 pytaniami przygotowawczymi.
Z czym się łączymy
- Program księgowy i KSeF - jako źródło faktur i miejsce zapisu odpowiedzi.
- Poczta e-mail, SMS, komunikatory - według tego, czego używają klienci.
- Portal klienta biura, jeśli biuro już go ma.
- Archiwum dokumentów.
Jak wygląda wdrożenie
- 01Warsztat: typowe pytania, kanały kontaktu, harmonogram przypomnień.
- 02Konfiguracja: szablony wiadomości, formularz odpowiedzi, przyjmowanie dokumentów.
- 03Start u kilku klientów przy jednym zamknięciu miesiąca, potem rozszerzenie.
Od warsztatu do działającego rozwiązania mija zwykle 4-8 tygodni od zatwierdzenia zakresu.
Co musi być po Twojej stronie
- lista klientów z preferowanym kanałem kontaktu,
- zgoda klientów na kontakt w wybranym kanale,
- opiekun, który przejmuje sprawę, gdy klient nie odpowiada.
Chcesz zamknąć kolejny miesiąc bez gonienia klientów?
Nota: Automatyzujemy procesy wokół KSeF. Nie świadczymy doradztwa podatkowego ani usług księgowych - reguły księgowe i podatkowe ustala i zatwierdza Twoja księgowa albo biuro rachunkowe.
Stan prawny na: 6 października 2026.