Pobieranie faktur wszystkich klientów - jeden widok zamiast kilkudziesięciu logowań
Dla kogo
- Biura rachunkowe obsługujące od kilkunastu do kilkuset klientów.
- Biura, w których program księgowy nie pobiera faktur automatycznie dla wszystkich klientów albo robi to nierówno.
- Działy księgowości w grupach kapitałowych z wieloma spółkami.
Problem, który rozwiązuje
Dla każdego klienta trzeba pobrać faktury z KSeF, sprawdzić, czy uprawnienia wciąż działają, i upewnić się, że niczego nie brakuje. Przy kilkudziesięciu klientach to godziny logowania i klikania, a problem z uprawnieniem jednego klienta wychodzi dopiero wtedy, gdy zbliża się termin JPK.
Co konkretnie robi automatyzacja
- Pobiera faktury kosztowe i sprzedażowe dla wszystkich klientów według harmonogramu - na przykład codziennie w nocy.
- Zapisuje je w programie księgowym albo w uporządkowanym archiwum, osobno dla każdego klienta i miesiąca.
- Pokazuje w jednym widoku stan każdego klienta: ile faktur spłynęło, kiedy ostatnio, czy pobieranie się udało.
- Ostrzega o problemach z dostępem: wygasających tokenach i certyfikatach, cofniętych uprawnieniach, błędach połączenia.
- Porównuje liczbę faktur z poprzednimi miesiącami i sygnalizuje nietypowe spadki, które mogą oznaczać braki.
Jak to wygląda w praktyce
Jak jest dziś
Na początku miesiąca księgowa po kolei loguje się dla każdego klienta, pobiera faktury i zapisuje je w programie. Gdy u jednego klienta coś nie działa, dowiaduje się o tym przy pobieraniu i zaczyna wyjaśniać uprawnienia pod presją terminu.
Co robimy
Faktury wszystkich klientów są pobierane automatycznie każdej nocy. Rano zespół widzi jedno zestawienie: gdzie wszystko jest w porządku, a gdzie trzeba zareagować.
Co się zmienia
Zamiast kilkudziesięciu logowań jest jedno zestawienie. Problemy z dostępem wychodzą tygodnie przed terminem, a nie w jego dniu.
Przykładowe efekty
- Godziny odzyskane co miesiąc przez każdego opiekuna klientów.
- Brak niespodzianek z uprawnieniami tuż przed terminem.
- Możliwość obsługi większej liczby klientów tym samym zespołem.
Porozmawiajmy o pracy Twojego biura
W 30-45 minut sprawdzimy, jak dziś pobieracie faktury klientów, i policzymy, ile czasu da się odzyskać.
Wolisz, żebyśmy to my się odezwali?
Zostaw kilka danych, wrócimy z propozycją terminu i 1–2 pytaniami przygotowawczymi.
Z czym się łączymy
- KSeF przez API - z uprawnieniami nadanymi biuru przez klientów.
- Programy księgowe używane w biurach rachunkowych - przez API albo import.
- Archiwum dokumentów: dysk sieciowy, SharePoint, Google Drive.
- Poczta lub komunikator zespołu - do powiadomień.
Jak wygląda wdrożenie
- 01Przegląd: lista klientów, sposób nadania uprawnień, program księgowy.
- 02Konfiguracja: pobieranie, archiwum, zestawienie statusów, powiadomienia.
- 03Start na 5-10 klientach, potem cała lista.
Od warsztatu do działającego rozwiązania mija zwykle 4-8 tygodni od zatwierdzenia zakresu.
Co musi być po Twojej stronie
- uprawnienia biura w KSeF do odczytu faktur klientów,
- lista klientów z numerami NIP,
- osoba, która odpowiada za uprawnienia i kontakt z klientami w tej sprawie.
Chcesz widzieć stan faktur wszystkich klientów w jednym miejscu?
Nota: Automatyzujemy procesy wokół KSeF. Nie świadczymy doradztwa podatkowego ani usług księgowych - reguły księgowe i podatkowe ustala i zatwierdza Twoja księgowa albo biuro rachunkowe.
Stan prawny na: 6 października 2026.