Kontrola przed JPK - błędy wyłapane, zanim trafią do deklaracji
Dla kogo
- Biura rachunkowe, które chcą ograniczyć korekty JPK i wyjaśnienia z urzędem.
- Biura obsługujące klientów z dużą liczbą faktur lub częstymi korektami.
- Działy księgowości w firmach z wieloma spółkami.
Problem, który rozwiązuje
Przed wysłaniem JPK trzeba mieć pewność, że każda faktura jest ujęta raz, we właściwym okresie i z właściwym VAT-em. W praktyce dopiero na tym etapie wychodzą duplikaty (ta sama faktura z KSeF i z PDF-a), faktury z niewłaściwego miesiąca, korekty bez powiązanej faktury pierwotnej i koszty, które do klienta nie pasują. Ręczne sprawdzanie tego u każdego klienta zajmuje czas, którego pod koniec miesiąca brakuje najbardziej.
Co konkretnie robi automatyzacja
- Porównuje rejestr w programie księgowym z fakturami w KSeF i pokazuje różnice: brakujące faktury, faktury ujęte dwa razy, rozbieżne kwoty.
- Sprawdza okresy: faktury ujęte w innym miesiącu, niż wynikałoby z dat w KSeF.
- Wyłapuje korekty i sprawdza, czy są powiązane z właściwą fakturą pierwotną.
- Oznacza koszty nietypowe dla danego klienta: nowego dostawcę, nietypową kategorię, kwotę znacznie wyższą niż zwykle.
- Wskazuje faktury wystawione na klienta przez nieznanych kontrahentów lub z rachunkiem spoza białej listy VAT.
- Przygotowuje dla każdego klienta krótką listę pozycji do przejrzenia przed wysyłką JPK.
Jak to wygląda w praktyce
Jak jest dziś
Przed terminem JPK księgowa przegląda rejestry klientów i porównuje je z tym, co jest w KSeF - na oko albo w arkuszu. Duplikat czy faktura z niewłaściwego miesiąca wychodzi dopiero przy korekcie albo po pytaniu z urzędu.
Co robimy
Kilka dni przed terminem każdy klient ma gotową listę rozbieżności i nietypowych pozycji. Księgowa przegląda tylko to, co zostało oznaczone.
Co się zmienia
Mniej korekt JPK i spokojniejsze ostatnie dni miesiąca. Biuro może pokazać klientowi, że jego rozliczenia są sprawdzane systematycznie, a nie wyrywkowo.
Przykładowe efekty
- Mniej korekt deklaracji i wyjaśnień.
- Krótszy czas sprawdzania każdego klienta przed terminem.
- Argument w rozmowie z klientem: systematyczna kontrola jako część usługi biura.
Porozmawiajmy o kontroli jakości w Twoim biurze
W 30-45 minut sprawdzimy, jakie błędy najczęściej wychodzą u Was przed JPK i które z nich da się wyłapać automatycznie.
Wolisz, żebyśmy to my się odezwali?
Zostaw kilka danych, wrócimy z propozycją terminu i 1–2 pytaniami przygotowawczymi.
Z czym się łączymy
- KSeF - jako źródło prawdy o fakturach.
- Program księgowy - rejestry VAT i księgowania.
- Wykaz podatników VAT (biała lista).
- Poczta lub komunikator zespołu - do powiadomień.
Jak wygląda wdrożenie
- 01Warsztat: lista kontroli, progi i błędy, które najczęściej zdarzają się w biurze.
- 02Konfiguracja: porównanie rejestrów z KSeF, reguły kontroli, lista dla każdego klienta.
- 03Start przy jednym zamknięciu miesiąca u wybranych klientów, potem wszyscy.
Od warsztatu do działającego rozwiązania mija zwykle 4-8 tygodni od zatwierdzenia zakresu.
Co musi być po Twojej stronie
- dostęp do rejestrów w programie księgowym i do faktur w KSeF,
- osoba, która ustali, jakie sytuacje mają być oznaczane,
- decyzja, ile dni przed terminem lista ma być gotowa.
Chcesz, żeby każdy klient przed JPK miał gotową listę do sprawdzenia?
Nota: Automatyzujemy procesy wokół KSeF. Nie świadczymy doradztwa podatkowego ani usług księgowych - reguły księgowe i podatkowe ustala i zatwierdza Twoja księgowa albo biuro rachunkowe.
Stan prawny na: 6 października 2026.