Wstępna dekretacja faktur - księgowa zatwierdza, zamiast opisywać od zera
Dla kogo
- Biura rachunkowe, których klienci mają powtarzalne koszty.
- Biura, w których opis i dekretacja faktur zajmują największą część miesiąca.
- Działy księgowości w firmach z dużą liczbą faktur kosztowych.
Problem, który rozwiązuje
Faktura z KSeF ma już ustrukturyzowane dane, ale nadal trzeba ją opisać: jaka to kategoria kosztu, na jakie konto, czy VAT odliczamy w całości, w połowie, czy wcale. Przy stałych dostawcach księgowa robi co miesiąc to samo. Przy nowych szuka podobnych faktur i dopytuje klienta.
Co konkretnie robi automatyzacja
- Dla każdej nowej faktury proponuje kategorię kosztu i konto na podstawie tego, jak księgowano podobne faktury tego klienta.
- Proponuje sposób odliczenia VAT według reguł ustalonych z biurem - na przykład 50% dla wydatków na samochód używany także prywatnie.
- Pokazuje, na ile propozycja jest pewna. Pewne propozycje można zatwierdzić zbiorczo, niepewne trafiają do sprawdzenia.
- Uczy się z poprawek: gdy księgowa zmienia propozycję, kolejne podobne faktury dostają już poprawioną.
- Oznacza faktury, przy których trzeba zapytać klienta, i przekazuje je do automatyzacji zamknięcia miesiąca.
- Zapisuje propozycje w programie księgowym jako szkic dekretu. Ostateczną decyzję zawsze podejmuje księgowa.
Jak to wygląda w praktyce
Jak jest dziś
Księgowa otwiera każdą fakturę, sprawdza dostawcę, przypomina sobie albo szuka, jak księgowano go poprzednio, i wpisuje dekret. Przy kilkuset fakturach miesięcznie jednego klienta to kilka dni pracy, w większości powtarzalnej.
Co robimy
Faktury przychodzą z gotową propozycją dekretu. Księgowa przegląda listę, zatwierdza pewne propozycje jednym ruchem i zajmuje się tylko fakturami oznaczonymi jako niepewne.
Co się zmienia
Czas księgowej przesuwa się z opisywania na sprawdzanie. Nowa osoba w biurze szybciej przejmuje klienta, bo historia dekretów podpowiada, jak dotąd to robiono.
Przykładowe efekty
- Mniej czasu na powtarzalne dekrety.
- Spójne księgowanie tych samych kosztów u tego samego klienta, niezależnie od tego, kto go prowadzi.
- Łatwiejsze zastępstwa i wdrażanie nowych osób w biurze.
Porozmawiajmy o dekretacji w Twoim biurze
W 30-45 minut sprawdzimy na przykładzie jednego klienta, jaka część faktur mogłaby przychodzić z gotową propozycją dekretu.
Wolisz, żebyśmy to my się odezwali?
Zostaw kilka danych, wrócimy z propozycją terminu i 1–2 pytaniami przygotowawczymi.
Z czym się łączymy
- KSeF albo program księgowy jako źródło faktur.
- Historia księgowań klienta z programu księgowego.
- Plan kont i reguły VAT ustalone przez biuro.
- Modele językowe do rozpoznawania treści pozycji na fakturze - w modelu usługowym albo na infrastrukturze biura.
Jak wygląda wdrożenie
- 01Warsztat: ustalamy z biurem plan kont, reguły VAT i progi pewności.
- 02Konfiguracja: nauka na historii 2-3 klientów, połączenie z programem księgowym.
- 03Start w trybie podpowiedzi u wybranych klientów i porównanie z pracą księgowej, potem rozszerzenie.
Od warsztatu do działającego rozwiązania mija zwykle 4-8 tygodni od zatwierdzenia zakresu.
Co musi być po Twojej stronie
- dostęp do historii księgowań z co najmniej kilku miesięcy,
- osoba uprawniona do ustalania reguł księgowych,
- zgoda na zasadę pracy: AI proponuje, księgowa decyduje.
Chcesz sprawdzić, ile dekretów mogłoby przychodzić gotowych?
Nota: Automatyzujemy procesy wokół KSeF. Nie świadczymy doradztwa podatkowego ani usług księgowych - reguły księgowe i podatkowe ustala i zatwierdza Twoja księgowa albo biuro rachunkowe.
Stan prawny na: 6 października 2026.